Ewoud Dijkstra, student Facility Management aan de Hanzehogeschool, heeft onderzoek gedaan voor HWP naar overlegvormen die tijdens COVID’19 zorgen voor sociale cohesie binnen een organisatie.
Omdat veel medewerkers in deze tijd thuiswerken, werd afgevraagd wat het effect daarvan zou zijn op de verbondenheid tussen medewerkers. De enige manier waarop medewerkers momenteel nog werk gerelateerd met elkaar in contact komen is via overleggen. Hoofdvraag die daaruit is komen voortvloeien is de volgende: Hoe kunnen medewerkers van kenniscentrum NoorderRuimte, gedurende de Coronacrisis, op een creatieve en veilige manier overleggen, waarbij de sociale cohesie wordt geoptimaliseerd?
Om antwoord op deze hoofdvraag te krijgen zijn in de eerste plaats de huidige situatie en wensen en behoeften van medewerkers in kaart gebracht m.b.v. interviews. Daarnaast zijn huidige trends en ontwikkelingen die met het thema te maken hebben in kaart gebracht. Ook de randvoorwaarden zijn meegenomen. Uit alle bevindingen die daaruit zijn gedaan, zijn verschillende overlegvormen naar voren gekomen. Deze vormen zijn uitgetest en geëvalueerd tijdens de strategische bijeenkomst van NoorderRuimte. Dit was een digitale bijeenkomst van drie uur. Om de sessie interactief te houden en de sociale cohesie optimaal is er gebruik gemaakt van de 1-2-4-all methode. Bij deze methode wordt er op verschillende niveaus gewerkt. Individueel, in tweetallen, in viertallen en plenair met de hele groep. Daarnaast zijn er verschillende intermezzo’s gehouden zoals speeddaten en een foto opdracht waarbij deelnemers gemotiveerd werden om de frisse lucht in te gaan. De strategische bijeenkomst was een succes en de reacties waren erg positief.
Uit het onderzoek is gebleken dat veel medewerkers van kenniscentrum NoorderRuimte het liefst weer fysiek willen overleggen. Ze weten dat dit niet mogelijk is i.v.m. de RIVM-maatregelen daarom vinden ze een hybride vorm erg interessant. Zo kunnen medewerkers zelf kiezen of ze fysiek aanwezig willen zijn of digitaal om zo bijvoorbeeld reistijd te besparen. Zolang de maatregelen nog zo scherp zijn dat fysiek of hybride overleggen onmogelijk is moeten digitale overleggen niet te lang duren en moeten ze interactief zijn.
Vanuit de conclusie kunnen de volgende aanbevelingen op drie verschillende niveaus worden gegeven. Op korte termijn moet kenniscentrum NoorderRuimte rekening houden met de strenge RIVM-maatregelen en dus de overleggen digitaal houden. Deze digitale overleggen mogen niet te lang duren en moeten interactie bevatten. Op de middellange termijn, waar we naar kunnen kijken als de maatregelen iets versoepeld worden, kan kenniscentrum NoorderRuimte proberen om hybride te overleggen. Zo kunnen medewerkers die hun collega’s missen weer fysiek aanwezig zijn en medewerkers die ver moeten reizen digitaal. Hybride overleggen is tevens beter voor het milieu wat natuurlijk ook een belangrijk thema is binnen NoorderRuimte. Op de lange termijn, als het Coronavirus onder controle is, kan NoorderRuimte zelf de keuze maken om volledig terug te gaan naar fysiek overleggen of hybride blijven overleggen als dat goed is bevallen.
Wilt u meer weten over dit onderzoek neem dan contact op met onze projectleider, Saskia Mars of via t: +316 460 45 193.
EWOUD Dijkstra – Facility Management, Hanzehogeschool Groningen
De afgelopen periode zijn veel mensen, al dan niet verplicht, gaan thuiswerken waardoor vergaderingen, overleggen en andere gezamenlijke activiteiten veelal online worden georganiseerd. Dit heeft impact op de verbondenheid en de sociale context binnen organisaties.
Mijn naam is Ewoud Dijkstra. Sinds 1 september ben ik begonnen aan een nieuwe uitdaging. Voor bureau NoorderRuimte / Healthy Workplace ga ik onderzoek doen naar alternatieve overleg- en presentatievormen. Het komende semester ga ik mij richten op welke manieren er creatief, veilig en gezond overlegd en/of gepresenteerd kan worden binnen Kenniscentrum NoorderRuimte en bureau NoorderRuimte. Heeft u vragen of interesse in dit onderzoek neem dan gerust contact met me op.